Zorginstellingen beschikken over veel personeelsleden die allen de nodige mutatieformulieren met zich meebrengen zoals declaraties, adreswijzigingen en verlofaanvragen. De verwerking van al deze gegevens kan behoorlijk tijdrovend zijn. Door personeelsdossiers te creëren in DigiOffice DMS beschikt u altijd en overal over de meest actuele gegevens van uw werknemers. Met behulp van een geavanceerde zoekfunctie zijn de afzonderlijke dossiers gemakkelijk te raadplegen. En dankzij een strenge beveiliging alleen toegankelijk voor de juiste personen.

 

Workflow

Wanneer medewerkers een adreswijziging of verlofaanvraag indienen, wordt automatisch een workflow gestart.

De mutatieformulieren volgen een vast traject en komen automatisch ter goedkeuring bij de juiste persoon terecht. Doordat alle documenten dezelfde route doorlopen, behoudt u het overzicht van alle acties rondom uw personeelsleden en worden wijzigingen sneller doorgevoerd. 

 

Beveiliging

Omdat personeelsdossiers veel vertrouwelijke informatie bevatten, is een goede beveiliging noodzakelijk. Personeelsdossiers zijn in DigiOffice DMS optimaal beveiligd. Aan de hand van objectbeveiliging stelt u de toegang tot een document per gebruiker in. Zo heeft een leidinggevende inzage in de dossiers van zijn of haar medewerkers, maar hebben werknemers enkel toegang tot hun eigen dossier. En uiteraard moeten alle dossiers toegankelijk zijn voor de afdeling Personeel & Organisatie. Lees hier meer over documentenbeveiliging in DigiOffice DMS.

 

Zoeken en vinden

In DigiOffice DMS kunt u alle informatiestromen rondom uw medewerkers registreren en archiveren in afzonderlijke personeelsdossiers. Binnen de dossiers kunt u op basis van meta data en toegekende kenmerken zoeken op document-, afdelings- en persoonsniveau. Op deze manier zijn alle belangrijke gegevens over een medewerker snel en gemakkelijk opvraagbaar. 

 

Rappelering

Binnen de dossiers kunt u meldingen instellen over de status van bepaalde documenten. Zo kan de afdeling HRM

bijvoorbeeld een melding ontvangen wanneer een bepaalde accreditatie zoals een BHV-diploma van een werknemer is verlopen. Indien nodig worden medewerkers vervolgens automatisch aangemeld voor bijscholing of een vervolgcursus.